Regras Básicas Para Organizar Um Evento

Seja um evento corporativo, social, técnico ou promocional, ele requer tempo, dedicação e muita experiência. Cabe ao organizador trabalhar com fornecedores confiáveis que atendam as necessidades do evento. Listamos alguns itens que podem colaborar com o sucesso do seu evento. O papel da produtora de eventos é coordenar todos esses itens para que tudo ocorra de forma perfeita.

Mailing: É o início de tudo, de nada adianta planejar um evento bacana se o mailing da empresa não está atualizado. Os convidados dão o tom da festa.

Convite: Deve ser criativo, impactante e traduzir o perfil do evento.

Espaço: Deve-se analisar a localização, o entorno, as instalações e o conforto a ser proporcionado aos convidados.

Capacidade: O dimensionamento do local é vital. Se o espaço for pequeno para o número de convidados, atrapalha o serviço, se for muito grande passará a imagem que o evento não teve sucesso.

Acessibilidades: Verifique sempre se o espaço tem acesso, e WC para portadores de necessidades especiais.

Buffet: A qualidade é fundamental. Se o orçamento é restrito é preferível optar por um coquetel de bom gosto e qualidade a servir uma variedade de pratos com qualidade duvidosa e sem criatividade.

Estimativa de comida por convidado

§  Calcule 12 a 15 canapés por pessoa se houver apenas coquetel;

§  Calcule 5 a 8 canapés por pessoa se houver almoço ou jantar;

§  Calcule 150 gramas de massa por pessoa se for servi-la como acompanhamento e 200 gramas se for servi-la como prato principal;

§  Calcule 100 gramas de bolo por pessoa caso não tenha outra sobremesa e 01 bola de sorvete por pessoa;

§  Considere aprox. 200 gramas de carne ou peixe por pessoa em um almoço ou jantar onde serão servidos outros pratos;

Cuidado com comidas exóticas, certifique-se em servir uma comida que agrade a todos os convidados. Inclua uma segunda opção, uma boa massa resolve.

Cardápio: Para sofisticar o cardápio, muitos buffets denominam os pratos com nomes que você não sabe o significado. Não se intimide, pergunte, afinal você é o cliente e tem o direito de saber o que será servido no seu evento. Muitas vezes o nome é muito mais pomposo que o prato que será servido.

Degustação: Não compre gato por lebre, caso nunca tenha provado a comida do buffet peça para fazer uma degustação, é importante experimentar e avaliar a apresentação.

Bebidas: Uma boa bebida não pode faltar, caso não saiba o que servir, entre em contato com uma importadora de bebidas e peça ajuda. Muitas empresas trabalham em consignação, você pode devolver as bebidas que não foram geladas.

Estimativa de bebida por convidado:

§  Calcule 01 garrafa de vinho para cada 02 pessoas para um coquetel;

§   Um litro de whisky serve 10 pessoas;

§  Quando for servido apenas cerveja, refrigerante e água, calcule 01 garrafa de cerveja por pessoa;

§  Considere 400 ml de refrigerante por pessoa em uma festa onde serão servidas outras bebidas;

§  Calcule 200 ml de água mineral por pessoa;

Decoração / Cenografia: A decoração é um item que faz a diferença. Deve estar de acordo com o perfil da festa, ser aconchegante, elegante e refletir a imagem da empresa que oferece o evento.

Limpeza: Os banheiros devem estar limpos durante todo o evento, é importante ter uma pessoa dando suporte em tempo integral. Contrate uma equipe de profissionais, eles providenciam os materiais de limpeza.

Música: Uma boa musica deixa qualquer ambiente mais agradável e acolhedor. Um estilo musical que se ajusta bem a um evento é o Lounge.

Animação:A animação é hoje um dos ingredientes que mais distinguem um evento de sucesso de outro. A animação indicada é aquela que envolve os convidados, existem grupos de percussão que fazem o maior sucesso nos eventos.

Brindes: Todo mundo gosta de um “presentinho”. Mas cuidado com a qualidade do que será oferecido ao convidado / participante do evento. Um ditado antigo diz que o feio é para quem dá e não para quem recebe.

Recepcionistas: São indispensáveis, mas não basta ser bonita, a recepcionista tem que ser simpática e pro-ativa. Não confie em foto, peça para fazer a seleção, foto engana e muito, pode acreditar. É fundamental que alguém da organização do evento treine as recepcionistas e estabeleça as diretrizes.

Aparência: É outro ponto importante. Fique atento com a produção das recepcionistas: cor do esmalte, cabelos limpos, acessórios…

Tempo: O sucesso de um evento depende muito do tempo dedicado aos preparativos. Quando o tempo é restrito, é preferível contratar uma agência de eventos experiente para dar conta do recado.

Preço: É importante definir a verba a ser investida no evento para não perder tempo. Não existe milagre, por menor que seja o evento alguns itens são fundamentais. Cuidado, muitas vezes o barato sai caro e pode comprometer o resultado esperado.

Manobristas: ofereça o melhor aos convidados, contrate uma empresa idônea para trabalhar no evento. Confira se a empresa oferece seguro e avalie o número de manobristas.

Gerador: Faça o possível para colocar o gerador, se acabar a energia você sentirá falta. Não corra riscos no seu evento.

Montagem: Não deixe para fazer no dia, monte na véspera, dependendo do tamanho a montagem deve ocorrer com dias de antecedência. A produção do evento deve evitar imprevistos, lembre-se da lei de Murphy.

Controle: Palavra mágica! Nunca perca o controle do evento, é importante que a organização tenha controle de todas as variáveis para gerenciar a montagem. Pode ter certeza que os imprevistos irão aparecer.

Certifique-se:Antes de correr riscos certifique-se da idoneidade dos fornecedores que irão fazer parte da grande “orquestra” a ser gerenciada por você.

Como os eventos ocorrem em tempo real, a agência de eventos responsável pela organização deve estar atenta a todos os detalhes, se um único fornecedor falhar o evento será comprometido

O Casamento da Minha Melhor Amiga

Em novembro a Ekko Produções produziu o casamento da Débora e Christoffer. Esse foi o evento que nos mostrou como é importante fazer o que se gosta. Todos os eventos que produzimos esse ano nos deram imensa realização profissional e retornos positivos, mas esse tinha um ponto especial para mim, Catarina Wey: O Casamento da minha melhor amiga.

Além de muita responsabilidade havia alguns agravantes: O casamento era no Rio de Janeiro, o tempo de produção eram 2 meses e uma noiva a beira de um ataque de nervos... nascia uma nova categoria de casamento, o Flash Wedding. Um casamento para 50 pessoas no Hostel Mellow Yellow, com casarão antigo em Copacabana, com cerimônia ao ar livre, tudo lindo e super charmoso, a cara dos noivos.

Eu e a Lu preparamos várias coisinhas para levar daqui, muitas  coisas planejadas a distância via email, whatsapp e  facebook. Todo o casamento no melhor estilo “Hand Made”, combinando com o casarão. O melhor de tudo foi comprovar que uma linda festa não se precisa gastar fortunas exorbitantes. Tudo foi feito personalizado, tudo tinha a cara dos noivos, tudo acolhedor, tudo transmitia o amor dos dois, foi lindo demais.

Na minha opinião alguns gastos em um casamento, aniversário ou qualquer comemoração acabam deixando a festa muito impessoal. Hoje parecem que todas as festas saem da mesma fôrma, tudo em um mesmo padrão. A gente sempre quer fazer alguma coisa diferente que reflita a personalidade dos donos da festa e é sempre os detalhes que fazem toda a diferença.

Queridos Débora e Christoffer, sejam felizes para sempre. Eu sei que serão, só pela incrível vibe que tinha no casamento já dá pra saber que esse amor será eterno. E mesmo quando estiverem bem cansados ainda existirá amor pra recomeçar.

Barulhinho do Bem

Em 2013 nós da Ekko Produções conhecemos muita gente legal e fizemos grandes parcerias, uma delas foi com o Barulhinho do Bem, um evento incrível que promove happy hours para pais com crianças. No barulhinho do Bem tem atrações para os pais, com show de bandas de rock e pop e para as crianças tem apresentações musicais, brinquedos e comidinhas gostosas. O ambiente é todo adaptado para receber os pequenos. A Ekko Produções participou desse projeto com oficinas de brinquedos recicláveis o que nos trouxe uma enorme recompensa. No mundo de hoje com as crianças tendo acesso a todo tipo de tecnologia e brinquedos cada vez mais sofisticados é muito bom ver o quanto elas gostam e se interessam em brincar com coisas simples pegar uma garrafa, uma caixa e transformar em outra coisa, a imaginação vai longe. Outra recompensa grande é ver que essa geração já nasce com consciência ecológica e sabe a importância de reciclar e cuidar do planeta. Parabéns a toda equipe do Barulhinho do Bem pelo projeto tão lindo que desenvolvem e vocês são pessoas especiais.

Bodas de Ouro para Fechar o Mês

No último dia 28 de setembro a Ekko Produções organizou as Bodas de Ouro de Francisco e Maria Rosa.  Momento mais que especial e inspirador. O casal escolheu a mesma igreja do seu casamento para renovação do votos, a Capela Pão do Pobres em Porto Alegre.
O Pedido foi: algo simples, lindo e elegante. Para igreja, passagem de heras e rosas amarelas amarradas aos bancos e um grande arranjo de rosas no altar. Para o salão diversas composições de arranjos com rosas amarelas e verdes.  Confiram as fotos abaixo.

Ekko Produções para METROPLAN

Nos dias 3 e 4 de setembro a Ekko Produções esteve presente na produção "Curso de Gestão Integrada de Inundações Urbanas" da METROPLAN no Auditório Romildo Bolzan, no Tribunal de Contas do Estado. A capacitação foi promovida pelo Governo do Estado e a Metroplan e ministrada pelo especialista doutor Carlos Tucci. A abertura do evento foi feita pelo secretário estadual de Obras Públicas, Irrigação e Desenvolvimento Urbano, Luiz Carlos Busato, que afirmou que há progresso em relação aos meios de combate aos impactos causados por chuvas, erosões e inundações. O desenvolvimento sustentável urbano faz a diferença na vida dos gaúchos.

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Equipe Ekko

Chá da Tarde Cheio de Tendências

Olá pessoal.
Hoje vamos postar algumas fotos do último evento social para mostrar um pouco das tendências que estão surgindo e podem dar um toque especial a qualquer comemoração.

Todo o evento tem que transmitir a personalidade que quem está oferecendo, ter uma identidade, um tema. Para essa ocasião, um aniversário comemorado em um chá da tarde para amigos e familiares, o tema escolhido foi um jardim florido cheio de amor e amizade.

1 -Para a aniversariante foi montada uma mesa compartilhada de 12 lugares acomodando todos filhos e netos. As mesas para convidados com 6 lugares.

2 - A decoração em flores naturais trás o nosso diferencial de sustentabilidade, os vasos eram feitos de embalagem longa vida, latas de molho de tomate e garrafas de espumante forradas com tecido floral dando o toque de requinte e sofisticação.

3 - Para o chá foram escolhidos salgados assados, sanduíches, waffles, bolinhos orgânicos de laranja e banana, chás de frutas, sucos naturais, cardápio bem próprio para a ocasião, sem frituras e refrigerantes.

4 - Para o bolo foi escolhido um Naked Cake de chocolate e frutas vermelhas decorado com flores naturais para harmonizar com a decoração.

5 - Para a decoração das mesas de doces e salgados foram colocados porta retratos com fotos da família, para dar um toque pessoal e acolhedor .

6 - Como lembrancinhas foram feitos vasinhos de amor perfeito para que cada convidado pudesse levar um pouco do jardim, mais um item sustentável da nossa lista.

7 - E nosso último item outra ação sustentável que a Ekko Produções trás para seus eventos: A separação e destinação correta dos resíduos da festa. Todo o lixo é separado e descartado corretamente.

É possível ser sustentável, lindo e sofisticado. Nesse evento colocamos pequenas ações que fizeram toda a diferença.

Equipe Ekko

Ekko Dicas para Eco Eventos.

Ser sustentável hoje é fundamental a todos. Temos que aproveitar o que o mundo nos oferece sem comprometer a disponibilidade para as futuras gerações. Isso quer dizer que a discussão vai muito além do plantio de árvores e reciclagem.  O desafio em todos os setores da economia é estabelecer metodologias sustentáveis na cadeia produtiva para a redução dos impactos no meio ambiente e promover a integração social sem abandonar o crescimento e a competitividade de mercado. 

    Na produção de eventos também precisamos incluir atitudes sustentável.                        

     Três fatores importantes para fazer isso:

1.     Eventos responsáveis atraem patrocinadores responsáveis.

2.     Porque é um ótimo meio de educar e engajar seu público quanto às mudanças climáticas.

3.     Porque um evento sustentável contribui para o fortalecimento de novos valores.

            Dicas para deixar seu evento sustentável:

1.     Estimule os participantes a usarem transporte coletivo, alugando vans ou ônibus, adotarem carona solidária ou ainda o uso de bicicletas.

2.     Procure fornecedores que trabalhem com material reciclado ou orgânico.    Busque fornecedores nas comunidades locais.

3.     Distribua lixeiras de coleta seletiva.

4.     Pense antes de fazer o descarte se o material não pode ser reaproveitado ou doado à alguma entidade ou organização.

   Um evento sustentável além de promover o relacionamento com o público, a divulgação de uma marca e o desenvolvimento da economia ainda gera um legado, minimiza impactos sociais e ambientais. O importante é começar por pequenas ações. 

    A Ekko Produções tem desenvolvido várias ações sustentáveis que podem ser aplicadas a qualquer evento. Entre em contato conosco e conheça atitudes sustentáveis que podem fazer toda a diferença em seu evento.