Seja um evento corporativo, social,
técnico ou promocional, ele requer tempo, dedicação e muita experiência. Cabe
ao organizador trabalhar com fornecedores confiáveis que atendam as
necessidades do evento. Listamos alguns itens que podem colaborar com o sucesso
do seu evento. O papel da produtora de eventos é coordenar todos esses itens para que tudo ocorra de forma perfeita.
Mailing: É o início de tudo, de nada adianta
planejar um evento bacana se o mailing da empresa não está atualizado. Os
convidados dão o tom da festa.
Convite: Deve ser criativo, impactante e
traduzir o perfil do evento.
Espaço: Deve-se analisar a localização, o
entorno, as instalações e o conforto a ser proporcionado aos convidados.
Capacidade: O dimensionamento do local é vital.
Se o espaço for pequeno para o número de convidados, atrapalha o serviço, se
for muito grande passará a imagem que o evento não teve sucesso.
Acessibilidades: Verifique sempre se o espaço tem
acesso, e WC para portadores de necessidades especiais.
Buffet: A qualidade é fundamental. Se o
orçamento é restrito é preferível optar por um coquetel de bom gosto e
qualidade a servir uma variedade de pratos com qualidade duvidosa e sem
criatividade.
Estimativa de comida por convidado
§ Calcule 12 a 15 canapés por pessoa se houver apenas
coquetel;
§ Calcule 5 a 8 canapés por pessoa se houver almoço
ou jantar;
§ Calcule 150 gramas de massa por pessoa se for
servi-la como acompanhamento e 200 gramas se for servi-la como prato principal;
§ Calcule 100 gramas de bolo por pessoa caso não
tenha outra sobremesa e 01 bola de sorvete por pessoa;
§ Considere aprox. 200 gramas de carne ou peixe por
pessoa em um almoço ou jantar onde serão servidos outros pratos;
Cuidado com comidas exóticas,
certifique-se em servir uma comida que agrade a todos os convidados. Inclua uma
segunda opção, uma boa massa resolve.
Cardápio: Para sofisticar o cardápio, muitos
buffets denominam os pratos com nomes que você não sabe o significado. Não se
intimide, pergunte, afinal você é o cliente e tem o direito de saber o que será
servido no seu evento. Muitas vezes o nome é muito mais pomposo que o prato que
será servido.
Degustação: Não compre gato por lebre, caso nunca
tenha provado a comida do buffet peça para fazer uma degustação, é importante
experimentar e avaliar a apresentação.
Bebidas: Uma boa bebida não pode faltar, caso
não saiba o que servir, entre em contato com uma importadora de bebidas e peça
ajuda. Muitas empresas trabalham em consignação, você pode devolver as bebidas
que não foram geladas.
Estimativa de bebida por convidado:
§ Calcule 01 garrafa de vinho para cada 02 pessoas
para um coquetel;
§ Um litro de whisky serve 10 pessoas;
§ Quando for servido apenas cerveja,
refrigerante e água, calcule 01 garrafa de cerveja por pessoa;
§ Considere 400 ml de refrigerante por pessoa em uma
festa onde serão servidas outras bebidas;
§ Calcule 200 ml de água mineral por pessoa;
Decoração / Cenografia: A
decoração é um item que faz a diferença. Deve estar de acordo com o perfil da
festa, ser aconchegante, elegante e refletir a imagem da empresa que oferece o
evento.
Limpeza: Os banheiros devem estar limpos
durante todo o evento, é importante ter uma pessoa dando suporte em tempo
integral. Contrate uma equipe de profissionais, eles providenciam os materiais
de limpeza.
Música: Uma boa musica deixa qualquer
ambiente mais agradável e acolhedor. Um estilo musical que se ajusta bem a um
evento é o Lounge.
Animação:A animação é hoje um dos ingredientes
que mais distinguem um evento de sucesso de outro. A animação indicada é aquela
que envolve os convidados, existem grupos de percussão que fazem o maior
sucesso nos eventos.
Brindes: Todo mundo gosta de um “presentinho”.
Mas cuidado com a qualidade do que será oferecido ao convidado / participante
do evento. Um ditado antigo diz que o feio é para quem dá e não para quem
recebe.
Recepcionistas: São indispensáveis, mas não basta ser
bonita, a recepcionista tem que ser simpática e pro-ativa. Não confie em foto,
peça para fazer a seleção, foto engana e muito, pode acreditar. É fundamental
que alguém da organização do evento treine as recepcionistas e estabeleça as
diretrizes.
Aparência: É outro ponto importante. Fique
atento com a produção das recepcionistas: cor do esmalte, cabelos limpos,
acessórios…
Tempo: O
sucesso de um evento depende muito do tempo dedicado aos preparativos. Quando o
tempo é restrito, é preferível contratar uma agência de eventos experiente
para dar conta do recado.
Preço: É importante definir a verba a ser
investida no evento para não perder tempo. Não existe milagre, por menor que
seja o evento alguns itens são fundamentais. Cuidado, muitas vezes o barato sai
caro e pode comprometer o resultado esperado.
Manobristas: ofereça o melhor aos convidados,
contrate uma empresa idônea para trabalhar no evento. Confira se a empresa
oferece seguro e avalie o número de manobristas.
Gerador: Faça o possível para colocar o
gerador, se acabar a energia você sentirá falta. Não corra riscos no seu
evento.
Montagem: Não deixe para fazer no dia, monte na
véspera, dependendo do tamanho a montagem deve ocorrer com dias de
antecedência. A produção do evento deve evitar imprevistos, lembre-se da lei de
Murphy.
Controle: Palavra mágica! Nunca perca o
controle do evento, é importante que a organização tenha controle de todas as
variáveis para gerenciar a montagem. Pode ter certeza que os
imprevistos irão aparecer.
Certifique-se:Antes de correr riscos certifique-se
da idoneidade dos fornecedores que irão fazer parte da grande “orquestra” a ser
gerenciada por você.
Como
os eventos ocorrem em tempo real, a agência de eventos responsável
pela organização deve estar atenta a todos os detalhes, se um único fornecedor
falhar o evento será comprometido
